하지 않아도 되는 노력은 하지 않는다

최소한의 일로 최대한의 성과를 뽑아내는 우선순위 판단의 기술

더 효율적으로 일하고 더 높은 성과를 내고 싶은 일잘러들의 필독서, 《일의 80%를 줄이는 방법》이 도서출판 푸른숲에서 출간되었다. 이 책은 일의 80%를 줄일 수 있다는 혁신적인 해결책을 제시한다. 저자는 결코 우리가 부족하거나 무능력해서가 아니라 일이 너무 많은 것이라고 말하며, 극강의 효율로 정해진 시간 내에 최고의 성과를 낼 수 있는 선택과 집중의 기술을 하나하나 알려준다. 결국 업무 관리란 한정된 시간을 효율적으로 쓰는 것이다. 무엇을 하지 않을지 선택하면 무엇을 해야 할지가 분명해진다. 이 책을 읽고 나면, 쓸데없는 일에는 시간도 노력도 쏟지 않고 최고의 효율을 낼 수 있을 것이다. 

프롤로그: 일의 80%를 그만두어야 하는 이유

책상 전화기 코드를 뽑아버린 순간

완벽주의를 내려놓으면 시간과 마음에 여유가 생긴다

1  일의 80%를 줄이는 사고방식

‘이 정도는 해야지’라는 전제를 의심하라 

완벽주의가 지닌 의외의 함정 

성실한 사람은 필요 이상의 노력을 짊어지려는 경향이 있다 

3분의 1의 시간에 같은 성과를 낼 수 있다면 

가방 정리부터 시작하자 

가치가 낮은 업무에 에너지를 소모하지 않는다

업무는 ‘신선할 때’ 끝낸다 

필요한 꼼꼼함일까 단순한 자기 욕심일까? 

일의 80%를 줄이는 습관 1

2  하지 않을 일 목록 만들기

요령이 없는 게 아니라 할 일이 너무 많은 것이다 

선택하는 힘을 단련하는 법 

다른 사람이 기대하는 것보다 내가 원하는 것에 집중한다 

‘하지 않을 일 목록’의 헤아릴 수 없이 많은 장점 

모든 것을 내가 해야 한다는 착각을 버리자 

일의 80%를 줄이는 습관 2

3  멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

완벽한 회신 때문에 고민이라고? 속도가 열쇠다! 

행동으로 옮길 최적의 타이밍은 항상 ‘지금’이다 

완벽주의자가 즉시 행동하지 못하는 이유 

내가 보기에 20점이라도 상대가 수긍한다면 ‘합격점’이다 

공은 받자마자 패스하는 것, 계속 가지고 있으면 안 된다! 

하나를 선택하면 하나를 버린다 

종이에 장단점을 써보면 판단이 쉬워진다 

최초 판단에 얽매이지 않기 

상황은 항상 변화하므로 ‘현시점’을 의식하라 

어디서부터 시작해야 할지 막막할 때의 대처법 

최소 노력으로 최대 효과를 내는 업무 필터링 

전체 과정의 나침반이 되는 목표 설정법 

타인에게 인정받고 싶은 심리를 이용한다 

일의 80%를 줄이는 습관 3 

4  전환 비용을 제거하라

여러 업무를 오가면 누구나 지친다 

브라우저 탭은 하나만, 멀티태스킹 하지 않기 

집중할 수밖에 없는 상황을 만드는 네 가지 방법 

전환 횟수를 줄이고 자기 본연의 능력을 끌어내자 

버리는 시간을 아껴줄 업무 저장소 만드는 법 

현재 당신의 업무 저장소는 몇 곳? 

종이는 ‘버리기’, 디지털은 ‘남기기’ 

일의 80%를 줄이는 습관 4

5  플랜B가 있으면 업무 지연과 트러블이 무섭지 않다

외국계 기업이 업무 지연을 문제 삼지 않는 이유 

아무리 철저히 준비해도 돌발 상황은 발생한다 

당신을 구할 플랜B, 항상 대안을 준비하라 

업무 지연을 만회할 수 있는 다섯 가지 백업 방법 

늘 새로운 방법에 주목한다 

리스크 관리를 통해 안심하고 일을 추진하자 

백업 계획은 단 한 가지보다 여러 가지가 좋다 

팀으로 일할 때는 예비 시간을 확보하자 

일의 80%를 줄이는 습관 5

6  타인을 내편으로 만들면 업무가 훨씬 편해진다

부탁하는 능력은 훌륭한 업무 기술이다 

미국 유학에서 익힌 타인에게 의지하는 힘 

현명하게 도움을 요청하고 받는 방법 

상대를 존중하면서 거절하는 기술을 익히자 

업무 능력이 뛰어난 사람은 항상 ‘사람’에게 초점을 맞춘다 

상대방의 의향을 제멋대로 넘겨짚지 않는다

좋은 협업의 ‘치트키’, 유연성과 배려심 

일의 80%를 줄이는 습관 6

7  계획대로 되지 않더라고 당황할 이유는 없다

차질이 생기는 것도 프로세스의 일부 

가장 솔직하고 최대한 빠른 선택이 필요할 때 

초조할수록 타인에게 하듯 자신에게도 정중하게 

일의 80%를 줄이는 습관 7

8  일상을 깔끔하게 정리해줄 다양한 도구들

머리 쓰는 일은 아침에, 재충전은 오후에 

내일 할 일은 전날 밤에 준비해두면 마음이 편안하다! 

자기 긍정감을 높여주는 도구, 디지털 달력을 사용하자 

잘 잊어버리는 사람의 구세주, 알림 기능 

반드시 프로세스를 가시화하자 

일의 80%를 줄이는 습관 8

9  티끌 모아 태산 되는 자투리 시간 활용법

시간 감각을 바꾸면 불가능했던 일이 가능해진다 

하루를 ‘24시간’에서 ‘86400초’로 

자투리 시간을 낭비하지 않는 팁 

타임 블로킹 사고법 

일의 80%를 줄이는 습관 9

10  시간 단축&효율 향상! 인터넷 활용 기술

템플릿과 포맷을 가능한 한 많이 이용하라 

템플릿과 포맷으로 일상 업무를 최적화한 세 가지 사례 

부담 없이 빠른 답변이 가능한 ‘자주 쓰는 문구 등록’과 ‘음성 입력’ 

매일 할 일을 스마트하게 하자 

일의 80%를 줄이는 습관 10

에필로그: 업무관리란 ‘한정된 시간을 소중히 사용하는 것’

p.12

저도 어느 시점에 이르러 업무 방식을 대폭 수정했더니 시간 사용법은 물론 인생까지 180도 바뀌었습니다. 바로 ‘모든 것을 혼자서 완벽하게 하겠다고 전부 다 열심히 할 필요는 없다’는 사실을 알게 되었기 때문입니다. “네? 열심히 하지 않는다고요?” 제 말에 당황하며 이렇게 반문하는 분도 계시겠지만, 이러한 사고방식의 변화가 제 생활을 완전히 바꾸었습니다. _프롤로그

p.13

지금까지 저는 ‘오랜 시간을 들여, 몸과 마음을 다해 일한다’, ‘의욕과 근성을 가지고 노력한다’는 신조로 일해온 반면, 그 기업에서 요구하는 것은 ‘정해진 시간 내에 성과를 내기 위한 업무 방식’이었습니다. 제가 맡은 역할을 완수하기 위해서는 당장 근본적인 업무 방식과 사고방식부터 바꿔야 했습니다. _프롤로그

p.29

그러나 외국계 기업으로 이직했을 때 여태까지처럼 장시간 열심히 일하는 방식은 통하지 않는다는 것을 뼈저리게 느꼈습니다. 정규 업무 시간 내에 성과를 내도록 요구받았기 때문입니다.

제 역할을 완수하기 위해서는 그때까지의 업무 방식과 사고방식을 근본적으로 돌이켜볼 필요가 있었습니다.

그 결과 제가 깨달은 것은 ‘완벽함에 대한 집착’을 내려놓아야 한다는 것이었습니다. 그래야 과도하게 노력하지 않고도 제게 주어진 시간을 의미 있게 사용할 수 있었습니다. _1. 일의 80%를 줄이는 사고방식

p.37

명심할 것은 ‘중대한 일이 아니면 일단 하지 않는다’라는 전제입니다. 여기에서 ‘중대한 일’이란 ‘대단히 중요하거나 심각한 일’, ‘큰 영향을 미치는 일’입니다.

즉, ‘절대적으로 필요한 일이 아니면 우선 제외한다’고 생각하세요.

업무관리를 잘하는 사람은 반드시 일을 추진하는 능력이 뛰어난 사람만이 아닙니다. 자신이 ‘해야 할 일’과 ‘하지 않아도 될 일’을 잘 구별하는 사람입니다. 자신이 하고 싶은 일과 해야 할 일에는 온 힘을 쏟아붓지만, 그 이외의 것은 신경 쓰지 않습니다. _1. 일의 80%를 줄이는 사고방식

p.41~42

저는 여러분이 꼭 속도를 중시하는 태도를 자기 것으로 만들면 좋겠습니다.

‘업무의 성과 가치’는 ‘업무의 질 ÷ 소요 시간’이라고 생각하십시오. 빈틈없는 업무 수행으로 질을 높이는 것뿐만 아니라 ‘소요 시간’도 중요하다는 말입니다.

‘그렇다면 일을 대충 하는 것(완성도를 떨어뜨리는 것)과 무엇이 다른가’라고 생각하는 분도 있겠지만, 전혀 그렇지 않습니다. ‘일을 대충 하는 것’이 아니라 필요한 업무의 품질을 유지하며 최대한 신속하게 결과를 내는 것입니다. 업무를 의뢰한 사람이 요구하는 것을 가능한 한 빨리, 최소한의 형태로 제시한 다음 그 상태로 통과시킬지 수정할지 여부에 대한 판단은 의뢰인에게 맡기는 것입니다.

그러면 자신이 업무를 필요 이상으로 심각하게 받아들였다는 사실을 깨달을 수도 있고, 불필요한 감정에 휘둘리는 일도 부쩍 감소할 것입니다. _1. 일의 80%를 줄이는 사고방식

p.54

업무관리가 서툴러서 고민하는 분이 많지만 그 고민의 근원은 사실 업무관리 방법의 문제가 아니라 단순히 할 일이 너무 많아서입니다.

기본적으로는 중대한 업무, 다시 말해 하지 않으면 큰 문제가 생기는 일, 사후 수정이 불가능한 일만 해보세요.

하지만 그 전에 시도해볼 만한 대책이 있습니다. 바로 서두에서 소개한 하지 않을 일 목록을 만드는 일입니다. 이 목록을 만드는 과정을 통해 해야 할 일을 스스로 줄여보세요. 모든 일에 최선을 다해 몰입할 필요는 없습니다. _2. 하지 않을 일 목록 만들기

p.71~72

신속하게 응답하지 않는 사람의 특징은 상대방보다 자신에게 초점을 두는 경향이 있다는 것입니다. 예를 들어, 상대방은 위 사례의 상사처럼 자세한 내용보다는 일단 개요라도 좋으니 빠른 응답을 원할 수도 있습니다.

그런데 즉시 회신하지 않는 사람은 상대방이 원하는 것보다 자신이 말하고 싶은 것, 정돈되고 세련된 표현 등을 우선시합니다. _3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

p.74

사람은 누구나 매일 생활 속에서 무언가를 계획하고 순서와 절차를 정합니다. 그러나 이 과정에서 ‘그 준비라는 행위가 정말로 나에게 필요한가’를 자문하는 것이 대단히 중요합니다.

‘○○부터 준비하고 나서 시작한다’는 사고방식에 갇히면 준비가 되지 않으면 시작할 수 없다는 함정에 빠지기 쉽습니다. 결과적으로 정작 실행해야 할 중요한 일이 지연됩니다. _3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

p.79

70%의 완성도를 목표로 함으로써 효과적인 발표를 한다면 결과적으로 100%를 목표로 했을 때보다 바람직한 결과를 낼 수 있습니다.

자신에게 완벽주의 성향이 있다는 것을 자각하는 분은 특히, 상대가 수긍할 법한 적정선을 목표로 해보세요.

그 수준이 대체로 70점의 완성도입니다.

완벽함보다 ‘적당히 70점’을 목표로 하고 일단은 몸을 움직임으로써 ‘업무를 진척시키는 것’에 초점을 맞추는 것이 중요합니다. _3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

p.80

사실, 상대가 있을 때는 상대가 ‘만족하는 수준’보다는 ‘수긍하는 수준’이 중요합니다. 극단적으로 말씀드리면 스스로 평가할 때는 ‘20점’이라고 해도 상대가 수긍한다면 그것으로 충분하므로 합격점입니다. _3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

p.83

제가 여태까지 만나본 사람 중에서 업무 능력이 뛰어나고 일의 요령을 아는 사람들에게는 공통점이 있습니다. 바로 자신이 해야 할 일이나 다른 사람에게 의뢰받은 일(이를 ‘공’이라고 부릅니다)을 계속 붙들고 있지 않고 곧바로 패스하는 것입니다.

즉, 자기 손안에 공을 계속 가지고 있는 대신 신속하게 다음 사람에게 전달하는 것입니다. 그러면 전체적인 업무 흐름이 원활해집니다. _3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

p.210

무엇이든 계획을 세울 때 사람들은 무의식적으로 ‘이대로 되어주길 바라는’ 다소 비현실적인 기대를 품고 있는 듯합니다.

그러나 실제로 문제는 으레 생기는 것이라고 생각하면 일을 원활히 추진하는 데 훨씬 도움이 됩니다. _7. 계획대로 되지 않더라도 당황할 이유는 없다

p.256

이 ‘자투리 시간’은 마음먹기에 따라서 여러분이 자유롭게 사용할 수 있는 특별한 시간으로 변할 수 있습니다.

저는 업무 및 시간 관리 연수에서 자주 이런 연습을 합니다. 3분이나 10분 등 한정된 자투리 시간이 있다면 그 시간을 사용해 무엇을 할지 평소에 생각해두는 것입니다.

사전에 할 일을 정해두면, 자투리 시간이 생겼을 때 무엇을 할지 고민하지 않고 곧바로 정해둔 일을 할 수 있습니다. _9. 티끌 모아 태산 되는 자투리 시간 활용법

p.287

우리가 진정 추구해야 할 것은 단순히 뛰어난 업무 능력이 아니라 ‘자신의 현명한 선택’입니다. 무엇을 우선시하고 무엇을 버릴지에 대한 선택입니다. _에필로그

“당신이 무능력한 것이 아니라 일이 너무 많은 겁니다”

왜 일은 해도 해도 줄지 않을까? 당장 맡은 업무도 많은데, 업무 지시는 끊임없이 내려온다. 어느새 할 일은 잔뜩 쌓여 있고 늘 시간에 쫓긴다. 과연 당신의 과로와 심리적 부담감은 타당한 것일까? 일을 많이 해도, 열심히 해도, 그러느라 소진되어도 높은 성과를 내는 데에는 하등 도움이 되지 않는다면? 이 책의 저자 이다 요시히로는 당신이 무능력한 것이 아니라 일이 너무 많은 것이 문제라며 명쾌하게 문제를 정의하고, 지금 하는 일의 80%를 줄이라는 혁신적인 해결책을 제시한다. 저자는 국내외 다양한 기업에서 다양한 문화권의 사람들과 일하며 소프트웨어 개발 프로젝트부터 마케팅 책임자까지 폭넓은 업무를 수행했다. 현재는 연간 100건이 넘는 업무 관리 컨설팅을 진행하고 있다. 그렇게 다져진 노하우로 이 책은 말 그대로 ‘일의 80%를 줄여야 하는 이유’부터 ‘일의 80%를 줄이는 방법’까지 낱낱이 알려준다. 주어진 업무를 효율적으로 하는 방법부터 일을 잘하기 위해 꼭 필요한 부탁과 거절의 기술까지, 정해진 시간 내에 최고의 성과를 내는 비법을 소개한다. 

“일 잘하는 사람은 ‘꼭 해야 할 일’과 

‘하지 않아도 되는 일’을 잘 구별하는 사람입니다”

나름 성실하고 일 잘한다고 인정받았던 저자는 벤처기업에서 일하다가 글로벌 기업으로 이직하면서 완전히 새로운 환경을 마주하게 된다. 팀장이 ‘정시에 업무를 끝내고 성과를 낼 것’을 요구한 것이다. ‘근면’, ‘성실’과 같은 태도를 높이 쳐주던 전 직장과는 완전히 정반대의 주문이었다. 이후 바뀐 환경에 적응하면서 주어진 역할을 완수하고 성과를 내기 위해 지금까지의 업무 방식과 사고방식을 완전히 바꾸었다. 이전까지는 야근도 마다하지 않으며 시간과 노력의 양으로 밀어붙였다면, 이제는 ‘업무의 성과 가치’는 ‘업무의 질÷소요 시간’이라는 공식을 체화한 것이다. 즉 완벽을 추구하던 방식에서 속도를 중시하는 방식으로 기준을 180도 바꾸었다. 그러면서 삶을 뒤바꾼 중요한 사실을 깨달았다. 바로 일 잘하는 사람은 ‘꼭 해야 할 일’과 ‘하지 않아도 되는 일’을 잘 구별하는 사람이라는 사실이다. 정해진 시간 내에 결과를 내기 위해서는 최소한의 일로 최대한의 성과를 뽑아내는 ‘우선순위 판단의 기술’이 필수적이었다. 무작정 시간과 노력을 최대한으로 들여 일한다고 해서 좋은 결과가 나오지는 않는다. 필요한 것은 결단이었다. 

‘원터치 패스’를 업무 신조로 삼아보자

우선순위 판단의 기술 제1원칙은 하지 않아도 되는 노력은 하지 않는 것이다. 저자는 모든 것을 내가 해야 한다는 생각은 착각이라고 말한다. 완벽하게 일을 처리하기 위한 과도한 노력이나 ‘이 정도는 해야지’라는 자의적 기준을 모두 버리고, 함께 일하는 상대방에게 기준을 맞추라는 것이다. 나에게 업무를 의뢰한 사람이 요구하는 것을 가능한 한 빨리, 최소한의 수준으로 제시한 후, 통과시킬지 수정할지에 대한 판단은 상대방에게 맡긴다. 이른바 ‘원터치 패스’가 관건이다. 긴 시간을 들여 ‘완벽한 100점’ 상태를 만드는 것보다 ‘적당한 70점’을 목표로 하고 일단 일에 착수함으로써 업무를 진척시키는 것이 중요하다. 절대 공을 계속 가지고 있으면 안 된다. 공을 받자마자 다른 사람에게 패스한다고 생각하면 쉽다. 그래야 업무가 제대로 돌아간다. 

무엇을 하지 않을지 선택하면, 무엇을 해야 할지가 분명해진다

우리가 진정 추구해야 할 것은 단순히 뛰어난 업무 능력이 아니라 ‘나의 현명한 선택’이다. 무엇을 우선시하고 무엇을 버릴지에 대한 선택 말이다. 그렇다면 어떻게 현명한 선택을 할 수 있을까? 저자는 선택하는 힘을 단련하기 위한 ‘하지 않을 일 목록’ 작성법 또한 구체적으로 알려준다. 먼저 대전제는 스스로 그만두고자 하는 의지다. 애초에 하지 않아도 되는 일을 찾아낸다. 그리고 ‘이 일을 왜 해야 하는가?’라는 질문을 던져본다. 특히 관성적으로 하고 있는 일은 하지 않을 일 목록의 첫 번째 후보다. 지키지 못할 것은 무리하게 목록에 넣지 않는 것도 중요하다. 불필요한 압박은 성과에 전혀 도움이 되지 않는다. 목록을 쓸 때는 ‘SNS를 하지 않는다’가 아니라 ‘OO 작업이 끝날 때까지 SNS를 하지 않는다’처럼 구체적으로 쓰는 것이 중요하다. 이렇게 하지 않을 일 목록을 활용하다 보면 매일의 생활을 스스로 통제할 수 있다는 자신감이 싹튼다.  

멀티태스킹은 중독일 뿐

생산성과 성과, 두 마리 토끼 잡으려면 한 번에 한 가지 일만 해야 

동시에 여러 가지 업무를 하면 일을 잘하는 것처럼 여겨지곤 하는데 모두 허상에 불과하다. 스마트폰의 시대가 10년이 훌쩍 넘어가면서 우리의 뇌는 멀티태스킹에 절여졌다고 해도 과언이 아니다. 저자는 멀티태스킹을 하면 뇌는 반복적으로 작업을 전환하게 되고 이것이 뇌에 큰 부담을 준다고 말한다. 즉 ‘전환 비용’이 필시 발생한다는 것이다. 멀티태스킹은 중독과 같아서 쉽게 끊을 수 없겠지만 생산성과 성과를 모두 낮추는 멀티태스킹은 절대 피해야 한다. 이 과정에서 저자가 책에 소개한 ‘집중할 수밖에 없는 상황을 만드는 4가지 방법’을 활용하면 효과적이다. 

첫째, 집중을 방해하는 요인을 찾아낸다. 휴대전화 알림, 어질러진 책상 등 다양한 방해 요인이 있을 수 있다. 둘째, 20분 규칙을 설정한다. 집중 시간은 자신에게 맞게 설정하되, 너무 길면 다른 일에 정신을 빼앗길 위험이 있으므로 30분 이내를 추천한다. 셋째, 같은 종류의 작업은 모아서 한다. 메일 회신은 하루에 몇 번씩 시간을 정해놓고 한꺼번에 하는 식이다. 넷째, 갑자기 떠오른 생각은 일단 메모해두고 나중에 처리한다. 지금 하는 일과 관계없는 다른 아이디어가 떠오르면 간단하게 메모한 다음 하던 일로 바로 돌아온다.

이 책은 성실한 완벽주의자들에게 ‘당신이 떠안고 있을 필요가 없는 80%의 일’이 무엇인지 짚어주고, 과도한 기준과 쓸데없는 업무를 버리는 구체적인 방법을 제시한다. 일을 못하는 것이 아니라 ‘해야 한다고 생각하는’ 일이 너무 많은 것이며, ‘이 정도는 해야지’라는 전제를 의심하라고 저자는 말한다. 최소한의 노력으로 최대 성과를 내게 만들어주는 업무 및 시간 관리의 교과서다.